トランクルームの活用例① 会社の法定保管書類の置き場として

トランクルームというと、ただ荷物を保管するためのスペースと考えている方も多いのではないでしょうか？

確かに置き場に困った荷物を保管するためにトランクルームを使っている方もいるのですが、トランクルームというのは思っている以上に使い勝手がいいものです。

工夫次第ではただの荷物置き場からワンランク上の使い方もできます。例えば、会社の法廷保管書類の置き場としてもトランクルームは活用できるのです。

法廷保管書類とは？

まずは、法廷保管書類について簡単に説明しておきたいと思います。
例えば、国の公文書に関しては公文書管理法という法律があります。法的に公文書の管理を義務付けるものなのですが、企業に関しても同じようなものがあります。

企業の場合には、会社法や商法、税法など個別の法律によって保存しなければいけない文書が決められています。これが法廷保管書類と呼ばれるものになります。

基本的に文書に関しては適切に保管をしなければいけないのですが、法廷保管書類というのは特にその保管に気を使っていかなければいけないのです。ただ、保管しておかなければいけないといっても会社のスペースには限りがあります。

デスクが書類で山盛りになっている会社も少なくない

先でもお話しましたように、いくら書類を保管しておかなければいけないといっても会社のスペースには限りがあります。
大企業であれば書類のためのスペースをある程度確保できるかもしれませんが、そのスペースを別の荷物のために使わなければいけなくなってしまうこともあるでしょう。

中小企業になってくると書類のためのスペースを確保できてもごくわずかでしょうし、そもそもスペースを確保すること自体が難しくなってくるかもしれません。

テレビドラマなどではデスクが書類で山盛りになっており、それがちょっとしたきっかけで雪崩のようになるというシーンがよく見られます。

もちろん、演出もあるでしょうが、実際にデスクが書類で山盛りになっている会社というのは少なくありません。大事な書類を山盛りの書類の中から見つけ出したり、雪崩を起こした書類の山を片づけたりというのは会社で実際によくあるシーンでもあるのです。

もちろん、書類が手元にあるという安心感はありますが、逆に言えばその安心感しかメリットはありません。決して適切な管理とは言えないのです。

トランクルームなら法廷保管書類も適切に保管できる！

法廷保管書類をトランクルームに置いておけば、大切な法廷保管書類も適切に保管することができます。
最近のトランクルームはトランクルーム内の環境にもかなり力を入れていますので、会社のじめっとした倉庫に保管するよりもよりよい状態で大切な書類を保管することができます。

実は、法廷保管書類を適切に保管できるかという部分は会社としての社会的な信用にも大きく関係してきます。
もちろん、どのような会社なのかにもよりますが、コンプライアンス違反やリコール、経営責任などを追及されたときに法廷保管書類を適切に保管できていなければ、それですべてがダメになってしまうようなこともあるのです。

万が一のときに、社会的信用を失ってしまわないためにもトランクルームで法廷保管書類を適切に保管するようにしましょう。トランクルームであればセキュリティーの面でも万全ですので、会社内に置いておくよりも安全かもしれません。